您是否曾想过，为什么某个部门会进行未经批准的采购，或者为什么您的采购团队要处理重复订单？如果是这样，那么是时候仔细查看采购申请了。
采购申请是结构化采购流程的第一步，可确保各部门只购买其所需的物品。它充当员工提出的购买商品或服务的内部请求，然后在创建采购订单 (PO) 之前对其进行审核和批准。此流程可防止欺诈、不必要的支出和重复订单，帮助企业简化采购流程。
什么情况下需要采购申请？
在任何企业中，控制支出和确保团队拥有所需资源都是一项持续的平衡工作。企业如何防止未经授权的采购、避免重复订单并保持采购透明度？
答案在于采购申请单。采购申请单是结构化采购流 求职者数据库 程的第一步，可帮助企业简化采购流程、加强预算控制并提高供应链效率。但究竟是什么让采购申请单如此重要？让我们深入探讨每个组织都应实施定义明确的采购申请单系统的主要原因。
简化采购流程
在采购方面，公司如何提高供应链效率？答案在于自动化和标准化。通过数字化采购申请，企业可以跟踪请求、管理审批并确保采购顺利进行。Microsoft Dynamics 365 等工具中的自动化功能使团队能够快速将批准的申请转换为采购订单，从而消除手动数据输入并减少错误。
预防欺诈和避免重复订单
您的企业是否清楚了解谁在采购？如果没有采购申请，欺诈和重复订单可能会被忽略。结构化的采购申请流程允许各部门跟踪其采购申请，确保只有授权人员才能批准。通过实施这种控制，企业可以防止欺诈活动并确保支出透明度。
改善问责制和预算控制
您知道每个部门的支出金额和支出原因吗？如果不知道，采购申请系统可以提供急需的监督。有了采购申请，您可以更好地控制预算。每份采购申请都会在资金使用前记录并得到批准，确保所有支出都符合公司的采购策略。这种级别的问责制还可以加强内部控制并使审计更加顺畅。
通过供应商谈判降低成本
想要从供应商那里获得更好的交易吗？将采购请求整合到集中系统中，采购团队可以分析支出模式并协商批量折扣。结构化的采购申请流程可以帮助企业战略性地规划订单，从而降低总体采购成本，而无需各部门单独进行一次性采购。
结构化采购申请单是什么样的？
结构良好的采购申请包括以下详细信息：
请求者姓名和部门– 识别提出请求的人。
申请日期和要求日期– 帮助跟踪时间表。
所需产品或服务– 指定购买。
描述、数量和单价——确保准确性。
总价——提供预算的预计成本。
首选供应商（如果适用） ——简化供应商选择。
如何使用 Dynamics 365 管理采购申请？
如果您的企业使用 Microsoft Dynamics 365 F金融和供应链管理，您可以使用强大的申请管理工具。以下是它如何增强您的采购流程以提高供应链效率：
1.自动申请建议：Dynamics 365 可以根据库存水平、销售预测和物料需求自动生成申请建议。这可确保您的企业保持最佳库存水平，而不会过度订购。
2.工作流审批流程：Dynamics 365 中的审批工作流确保每个采购请求在变成采购订单之前都经过结构化的审核流程。这可以防止未经授权的支出并确保遵守采购政策。
3.供应商选择和管理：借助历史数据和定价见解，Dynamics 365 可帮助企业选择最佳供应商、协商更好的条款并确保及时交货。
4.与采购订单集成：采购申请一旦获得批准，只需单击即可无缝转换为采购订单，从而简化整个采购周期。
5.预算控制和财务监督：Dynamics 365 中的实时预算跟踪可确保每个申请都符合财务目标，防止超支并确保部门承担责任。
6. 高级报告和分析：Dynamics 365 中的综合报告工具提供有关采购趋势、供应商绩效和成本节约机会的见解。